Wiesz już, co warto uwzględnić w procesie onboardingu, ale jeszcze nie masz przekonania, jak możesz to wdrożyć w swojej organizacji?

Ku inspiracji przedstawiam Ci opis przykładowego procesu onboardingu, uwzględniający informacje z poprzedniego wpisu. Pamiętaj, że jest to jedynie opracowanie teoretyczne, nieosadzone w żadnej konkretnej strukturze ani firmie. Projektowanie dedykowanych działań powinno wykraczać poza uniwersalne pomysły i standardy i być indywidualne dla każdej organizacji.

A więc… rozpoczynamy od tego, co najważniejsze, czyli:

1. Co pracownik musi zrobić/czego musi się dowiedzieć:

a. Procedury organizacyjne
W zakresie spraw administracyjno-organizacyjnych zwyczajowo w pierwszym dniu pracy obowiązuje wypełnienie i uzupełnienie niezbędnej dokumentacji pracowniczej.
Zadaniem pracownika jest rozliczenie się z działem kadr.
W pierwszym dniu obowiązkowo należy wskazać zatrudnionemu jego miejsce pracy. Warto również zaopiekować się aspektem informatyczno-techniczny, czyli np. założeniem firmowej skrzynki mailowej, udostępnieniem profili wewnętrznych, wręczeniem karty dostępu lub kluczyka (jeśli w biurze zachodzi taka potrzeba). Jest to także czas na przedstawienie firmowych procedur oraz zasad wynikających z ogólnych przepisów prawa pracy oraz BHP.

b. Zadania i obowiązki stanowiskowe
Jest to obszar, który choćby w części powinien zostać omówiony już podczas procesu rekrutacji.
Na etapie onbordingu dobrze, aby nowy pracownik mógł spotkać się ze swoim bezpośrednim przełożonym na rozmowie wprowadzającej. Jej zakres może sprowadzać się do przedstawienia zadań i celów oraz określenia sposobów ich realizacji i rozliczania się. Jeśli struktura i kultura organizacji pozwala, zaangażowanie pracownika wzmocni się, jeśli będzie mógł czynnie włączyć się w ustalenia.

c. Kultura organizacji
Ważny aspekt poprzedzający nawiązanie dobrych relacji z otoczeniem społecznym w organizacji. Pierwszego dnia nie powinien być jednak przeładowany informacjami (umówmy się, że poznawczo „nowy” jest mocno obciążony, warto dać mu chwilę wytchnienia i na wstępie przekazać to, co niezbędne). Pracownik powinien poznać kwestie formalne, takie jak: pożądany strój, preferowane godziny pracy, przerw, zagadnienia socjalne.

d. Relacje personalne
Zaklimatyzowanie się w firmie w dużej mierze zależy właśnie od ułożenia odpowiednich relacji ze współpracownikami. Warto w związku z tym poświęcić mu nieco więcej czasu i zastanowić się nad najbardziej optymalną wersją tego etapu.
Moim pomysłem jest (w kontekście organizacji bardziej złożonych i przede wszystkim dużych) podzielenie tego procesu. Przyjęło się, że pierwszego dnia pracownik jest oprowadzany po firmie i poznaje ludzi z różnych działów wraz z informacjami o ich stanowiskach i zakresie odpowiedzialności. To bardzo dobry pomysł, ale jeśli firma mieści się np. na kilku piętrach, łącznie zrzeszających dziesiątki pracowników, szansa, że nowa osoba przyswoi, choć 10% z takiej „rundki zapoznawczej” jest raczej niewielka (dodajmy do tego stres i nadmiar już przyswojonych treści – procent może jeszcze spaść). Korzystne może być rozłożenie tejże „rundki” na dwa. Pierwszego dnia zapoznajemy pracownika z jego najbliższym otoczeniem, a więc przełożonymi, współpracownikami z działu oraz z działów najbliższych pod względem współpracy i realizowania celów stanowiskowych. W kolejnych dniach, gdy a pracownik poczuje się nieco swobodniej zapraszamy go do zapoznania z pozostałymi strukturami firmy. Możliwe, że część z nich zdąży już poznać mimochodem – nic w tym złego, to oznaka szybkiej aklimatyzacji. Jeśli jednak „nowy” nie zapuszczał się w głąb organizacji mamy szansę na kolejny element zapoznawczy i przedstawienie złożonej struktury.
Jeśli mamy taką możliwość i w organizacji jest to mile widziane, dobrze wskazać pracownikowi osobę, do której może zwracać się z problemami i wątpliwościami oraz po prostu spędzić z nią choćby przerwę kawową. Na zachodzie zjawisko „firmowych kumpli” jest dość dobrze rozpowszechnione, powoli rozkręca się ono również w Polsce.

Jeden dzień, a tak wiele informacji. Ich ilość dobrze dostosować do osobowości pracownika. O tym, co dalej, czyli o etapie 2 i 3 w kolejnym poście z serii onboardingowej.